De Nextmoves New Talent Day!
8 juni 2018
MI Total Solutions vanaf nu SAP Qualified Partner Packaged Solution!
21 juni 2018
 

Profiteer van geautomatiseerde HR-processen – en laat je hele organisatie meegenieten

Als HR-manager in de maakindustrie heb je te maken met een zeer diverse medewerkerspopulatie. Er zijn medewerkers die zich hun hele carrière achter dezelfde machine bevinden, flexwerkers die binnen een paar maanden weer vertrekken en er zijn medewerkers die vooral op kantoor zitten. Voor elk van deze groepen – en alles er tussenin – stel je graag een toegespitst strategisch ontwikkelingsplan op. Maar kom je daar wel aan toe naast alle operationele taken die je moet uitvoeren?

Herkenbare frustraties?
Herken je je in de volgende dagelijkse taferelen? Adreswijzigingen doorvoeren, verlofoverzichten updaten en versturen, contractwijzigingen verwerken. Voordat je aan de echt interessante taken van je to do list toekomt blijkt de dag al grotendeels voorbijgevlogen.

Ik hoor van veel HR-managers dat ze tegen verschillende frustraties aanlopen in hun werk. De grootste daarvan is de hoeveelheid handmatige taken die verricht moeten worden, zoals de voorbeelden hierboven. Dit kost veel tijd en levert relatief weinig op: het zijn vaak administratieve handelingen. Belangrijk, dat zeker, maar daarmee maak je als ambitieuze HR-manager niet het verschil.

Een ander struikelblok is het werken met verschillende systemen voor verschillende typen HR-informatie. Persoonsgegevens staan in een Excel en alle salarisinformatie in de Payroll-oplossing. Het gevolg? Onbetrouwbare, onvolledige of achterhaalde rapportages waarmee je niet vooruit kunt. Daarnaast moet je meerdere systemen bijwerken om alles up to date te houden.

Al met al nemen deze operationele taken en gerelateerde onnodige handelingen, zoals het exporteren van datasets van het ene programma naar het andere, veel tijd weg van strategische werkzaamheden. En dat is zonde, vooral in deze vlotte arbeidsmarkt waar je met een gedegen HR-strategie een streepje voor kunt hebben op de concurrentie.

Dus: je zou willen digitaliseren en automatiseren. Slim, want het heeft tal van voordelen. Maar hoe gaat dat vallen bij je diverse medewerkerspopulatie?

Van operationeel naar strategisch
Eerst even een aantal van de vele voordelen op een rij. Met een geautomatiseerd en gedigitaliseerd HR-systeem heb je als HR-manager meer controle. Door de automatisering ervaar je ook minder overbelasting.

Dat laatste is onder andere een gevolg van het beter kunnen delegeren van handelingen. Zo kan er meer verantwoordelijkheid gelegd worden bij medewerkers (denk aan het zelf doorgeven en verwerken van verlofaanvragen en adreswijzigingen) en managers (contractwijzigingen). Dit is mogelijk wanneer alle informatie – ook die van eventuele andere vestigingen – in één centraal systeem staat.

Als je met een centrale database werkt, kun je bovendien rekenen op betrouwbare, realtime rapportages. Hoe voordelig is het als je simpelweg in één oogopslag kan zien hoeveel FTE het bedrijf op dit moment heeft? Je hoeft niet meer handmatig de FTE’s van verschillende vestigingen op te vragen en te wachten op reactie, wetende dat de informatie alweer achterhaald is als het je bereikt.

Met het automatiseren, en daarmee versimpelen en versnellen, van een groot aantal operationele taken wordt er echt een efficiëntieslag gemaakt. Op deze manier blijft er veel meer tijd over voor die zo waardevolle strategische werkzaamheden. Denk aan persoonlijke ontwikkelingsplannen of opleidingsprogramma’s waarmee je actief bijdraagt aan het werkplezier en de professionele ontwikkeling van je medewerkers. Hiermee ben je écht van waarde voor je bedrijf.

Ken je medewerkers
De perceptie is dat medewerkers in de maakindustrie niet op verandering zitten te wachten. Maar is dat wel terecht? Het is mijn ervaring dat er vaak enthousiaste reacties komen wanneer medewerkers bijvoorbeeld hun verlofaanvraag via hun telefoon kunnen doen en direct inzicht in hun saldo hebben. Als je gaat digitaliseren is het echter wel belangrijk dat je zorgt dat er aan een aantal cruciale voorwaarden wordt voldaan.

Ten eerste mag de verandering nooit een verrassing zijn voor de medewerkers. Zij moeten tijdig over het transformatieproces worden ingelicht en erbij worden betrokken. Onderschat je medewerkerspopulatie ook niet! Wellicht komen ze met suggesties of inzichten waar je met alleen het MT nooit aan had gedacht.

Daarnaast moet een nieuw systeem gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn. Tegenwoordig zijn we allemaal zo gewend aan de gebruiksvriendelijke en herkenbare interface van onze smartphones dat we weinig geduld meer hebben voor systemen die ook maar een tikkeltje complexer zijn in gebruik. Dit geldt helemaal voor medewerkers die nog geen mailadres, laat staan een smartphone hebben. Je mag – moet – dus hoge eisen stellen aan de gebruiksvriendelijkheid van IT-oplossingen.

Tot slot is het van belang dat medewerkers direct doorhebben dat er veel voordelen zitten aan digitalisering. Bijvoorbeeld wanneer ze altijd een actueel overzicht hebben van hun verlofsaldo, wat ik al eerder noemde. Of denk aan privacy. Met de invoering van GDPR/AVG, hebben ook jouw medewerkers recht op een overzicht van alle gegevens die je van ze hebt. Met een volledig gedigitaliseerde HR-omgeving kan dat heel eenvoudig. Allemaal voordelen die het leven van jou en je medewerkers makkelijker maken.

Optimaal profiteren
Iedereen kan dus profiteren van automatisering van HR-processen. En jij voorop. Maar pak het verstandig aan. Denk goed na over een gebruiksvriendelijk en compleet softwarepakket en neem, zoals gezegd, je medewerkers mee in het implementatieproces. Zorg dat niemand voor verrassingen komt te staan en dat iedereen te allen tijde overtuigd is van de voordelen die het brengt.

Benieuwd naar een praktijkvoorbeeld in de maakindustrie? Bekijk hoe iedereen bij Hordijk profiteert van geautomatiseerde HR-processen.

Of wil je liever ontdekken hoe jouw organisatie kan profiteren van een gedigitaliseerde HR-omgeving? Vraag de brochure aan.