Onboarding 2.0 in SAP SuccessFactors

Onboarding 2.0 SAP SuccessFactors

Belang van onboarding

Een goede onboarding draagt bij aan het verminderen van het verloop en het snel informeren van nieuwe medewerkers over jouw organisatie en hun functie binnen jouw bedrijf. Studies wijzen uit dat nieuwe medewerkers in de eerste 6 maanden van hun dienstverband beslissen of ze van plan zijn om te blijven of verder gaan zoeken. Om de wervingsinvestering te beschermen is het noodzakelijk om een goed ontworpen onboarding proces te ontwikkelen, dat geschikt is voor de nieuwe generatie medewerkers die snelheid en automatisering verwachten.

Overgang Onboarding 1.0 naar Onboarding 2.0

Sinds november 2019 is Onboarding 2.0 beschikbaar binnen SAP SuccessFactors als dè cloud oplossing voor jouw onboarding proces. Onboarding 2.0 is de opvolger van Onboarding 1.0. Waar Onboarding 1.0 als apart platform tussen Recruitment en Employee Central stond, is Onboarding 2.0 volledig met Employee Central geïntegreerd. Dit betekent dat de kandidaten in het onboarding proces inloggen op hetzelfde platform als de interne medewerkers en dat de data in hetzelfde platform wordt opgeslagen. Waar het voorheen op een apart platform gebeurde, is dat nu niet meer het geval en dit komt het gebruik en de beheersbaarheid zeker ten goede. Dit neemt niet weg dat Onboarding 1.0 en 2.0 niet naast elkaar kunnen bestaan. Integendeel, dit draait moeiteloos samen. Mede om gefaseerde overgangen van Onboarding 1.0 naar 2.0 te faciliteren, mocht je gebruik maken van meerdere onboarding processen.

Voordelen Onboarding 2.0

De voordelen van Onboarding 2.0 op een rijtje:

  • 1 platform samen met jouw medewerkersdata
  • Een modernere en duidelijkere user interface
  • Ondersteuning van business rules zoals ontworpen in Employee Central
  • Integratie van Onboarding naar Employee Central niet meer nodig
  • Taken in het onboarding proces kunnen dynamisch worden toegewezen aan personen binnen jouw organisatie
  • Meerdere toegewezen taken kunnen tegelijk afgerond worden
  • Eenvoudig onderhoud van documenten die ondertekend moeten worden

Onboarding Dashboard

Gedurende het proces kan zowel de manager als HR de voortgang volgen van de kandidaten. In het Onboarding Dashboard wordt een overzicht weergegeven van de kandidaten die in het onboarding proces zitten. In dit dashboard worden zowel de afgeronde als de openstaande activiteiten getoond zodat direct duidelijk is wat er nog moet gebeuren. Mocht een activiteit te lang open staan dan is er altijd nog de mogelijkheid om diegene die verantwoordelijk is te ‘nudgen’. Hierbij wordt er een reminder gestuurd om alsnog de activiteit af te ronden.

SAP Onboarding 2.0 dashboard

Het proces

Ondanks dat Onboarding 2.0 gebruik maakt van dezelfde datastructuur als Employee Central is deze module niet vereist om Onboarding 2.0 te implementeren. Zolang er maar een ander bronsysteem is waar de data naar toe gestuurd kan worden. Het ideale instroomproces realiseer je door Onboarding 2.0 met Recruitment Management (RCM) te combineren. Dit vergemakkelijkt de dataoverdracht tussen de wervingsfase en de onboardingfase. RCM is geen vereiste, maar wel een mooie aanvulling. De data die al bekend is voor zowel de vacature als de kandidaat wordt namelijk automatisch doorgestuurd naar Onboarding.

In de eerste stap van het proces hoeft HR of de manager de data alleen maar te valideren of aan te vullen wat is doorgestuurd vanuit Recruiting Management. Na afronding van de eerste stap start er een parallel proces, waarbij de kandidaat zijn of haar gegevens kan invullen en de manager of de HR verantwoordelijke, taken kunnen afronden ter voorbereiding op de komst van de nieuwe medewerker. Hierbij heb je de keuze uit de volgende taken:

  • Welkomstbericht voor de nieuwe medewerker opstellen
  • Toewijzen van een buddy
  • Aanbevelen van collega’s in jouw organisatie
  • Plannen van meetings
  • Aanvragen van faciliteiten
  • Links aanbevelen
  • Checklist delen met de nieuwe medewerker voor de eerste dag
  • Aangeven waar de nieuwe medewerker zich de eerste dag kan melden

Ten slotte heeft de medewerker nog de mogelijkheid om documenten te ondertekenen via e-Signature van SAP SuccessFactors of DocuSign. Hierbij kun je denken aan een loonheffingsformulier en/of een contract.

SuccessFactors voor nieuwe medewerkers

Nieuwe medewerkers in het onboarding process loggen in in de SuccessFactors omgeving. In dit portaal kunnen zij niet alleen hun gegevens invullen maar ook allerlei informatie vinden over de organisatie door middel van tegels op de homepage. Het grootste gedeelte van deze informatie wordt aangevuld door het afronden van de eerder genoemde manager taken. Zo worden zij verwelkomd door de manager met een welkomstbericht, kunnen ze zien wie hun buddy is, waar ze op hun eerste dag naar toe kunnen etc. Het is ook mogelijk om overige informatie te delen met de nieuwe medewerker via dit portaal. Op deze manier biedt je jouw nieuwe medewerker de employee experience horende bij jouw organisatie al tijdens zijn of haar onboarding.

Email Services

Het gehele onboarding proces wordt begeleid door notificaties zodat iedere stakeholder binnen het proces weet wat er verwacht wordt. Daarnaast zorgen deze notificaties er ook voor dat er geen taken blijven liggen. Het gehele scala aan notificaties is te volgen in Email Services. Dit is de notificatie tool voor Onboarding 2.0, waarbij de notificaties aangemaakt kunnen worden maar ook de verzonden notificaties gemonitord kunnen worden. Zo heb je te allen tijde inzicht in de communicatie omtrent het onboarding proces. En om nog meer in te spelen op de employee experience zijn alle notificaties dusdanig aan te passen dat zowel de boodschap als de lay-out de organisatie vertegenwoordigt.

Nextmoves en Onboarding 2.0

Als Nextmoves hebben we al bij een aantal mooie klanten Onboarding 2.0 mogen implementeren. Dit loopt uiteen van klanten die zowel Onboarding 1.0 al in gebruik hadden en wilden overstappen naar Onboarding 2.0 als klanten die nog helemaal geen geautomatiseerd onboarding proces hadden. Ook dit varieert van klanten met één globaal proces of juist een eigen proces per land. Welke variatie dan ook maar van toepassing is, Nextmoves kan adviseren om tot de juiste oplossing voor de organisatie te komen.

Mike de Groot

Mike de Groot
HCM Consultant bij Nextmoves